最強の文章校正ツールはWord⁉Webライティングに向く設定方法

最強の文章校正ツールはWord⁉Webライティングに向く設定方法

【著者紹介】

ゆきひろ(yukihiro):WEBライター歴2年半 詳細な自己紹介ページ

クラウドワークスでWEBライターとして登録し、活動1年目に独立。独立して約半年で月収50万円に到達し、今ではサラリーマン時代の3倍を超える収入に。フリーランスの教本やノウハウが確立されていないことに違和感を覚え、ブログを通じて自分自身で「WEBライター向け教科書」を作ることを決意。現在は教育分野に進出し、始めたてのライターやフリーランス向けの講師活動も務める。

 

Webライターの仕事は大きく分けて、「情報収集」「構成」「執筆」「校正・校閲」の4つがあります。そのなかでも、記事の最終チェックにあたるのが「校正・校閲」です。

【関連記事 → 実践!初心者でも分かるWebライティングの進め方・記事の書き方

 

ライターのなかには、「文章チェックに時間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、文章校正を楽に・効率的にできるツールを紹介していきます。それが、皆さんも普段から使っている「Word(マイクロソフト)」です。

実は、Wordには文章校正ツールが用意されています。完全無料で利用できるばかりか、有料ツールにも劣らない性能の高さが特徴です。ここではWebライティングに役立つ設定方法をお伝えしていきますので、ぜひご参考にしてみてください。

 

【この記事でお伝えしたいこと】

  • Wordの文章校正ツールを利用することで記事チェックの効率はグッと高まる

 

初回記事公開日:2019年8月31日
最終更新日:2019年8月31日

 

Wordの文章校正ツール(無料)は有料ソフト並み

Wordに搭載されている文章校正ツールは無料で利用できます。その割に誤字や脱字、表記揺れのミスを発見しやすく、とても無料のソフトとは思えません。

 

前回は、「3つの文章校正ツールを使った感想|修正が多いライターに役立つのは?」という記事を公開しました。

実際に無料の校正ツールを3つ使い、その効果を検証しました。しかし、クライアント様からの要求が高いWebライターにとっては、どれも満足のいく性能ではありません。

一方で、Wordも無料の校正ツールではありますが、その性能は段違いです。上記3つの校正ツールでは発見できないミスもしっかりと見つけてくれます。しかも、Wordでライティングをしている最中でも、赤や緑の波線でミスをお知らせしてくれるので、執筆しながら校正を進めていくことも難しくありません

 

ここからは、Word校正ツールの設定方法をお伝えしていきます。ぜひ、この有能なツールを活用して、校正や校閲に割く時間を減らしていきましょう。

 

Word文章校正ツールの初期設定方法

Wordの文章校正ツールを使う場合、まず初期設定から始めていきます。

 

Wordを立ち上げて、上部のメニューから「ファイル」を選びます。そして、そのなかにある「オプション」をクリックしてください。

 

Word文章校正ツール初期設定

 

すると、次のような画面が開きます。左側のメニューから「文章校正」を選んでください。

 

Word文章校正ツール初期設定2

 

上のような画面になれば、今度は画面中央の「Wordのスペルチェックと文章校正」をご覧ください。ここに5つのチェックボックスがあります。このすべてにチェックを入れましょう。

これで文章校正ツールの初期設定は完了です。いったん「OK」をクリックしてください。

 

では、この状態で簡単な校正を試してみましょう。

過去に書いた記事でも良いので、文章が記載されたWordファイルを開いてください。そして、上部メニューにある「校閲」から「表記ゆれチェック」を選びましょう。

 

Word表記ゆれチェック

 

すると、次の画面のように「読みやすさの評価」という校閲を行ってくれます。

 

Word読みやすさ評価

 

文字通り、自分で書いた文章が読みやすいか客観的に判断してくれます。これは、先ほどの設定で「読みやすさを評価する」という項目にチェックを入れたためです。「漢字・ひらがなのバランス」や「文の長さ」といった自分の癖がわかるので、定期的に確認するようにしましょう。

 

Webライティングにおすすめの校正・校閲設定方法

文章校正ツールの初期設定が終われば、今度は詳細設定を行っていきます。先ほどの設定だけでは、まだWebライティングに最適な校正にはなりません。

そこで、初期設定で行ったように「ファイル」→「オプション」から、「文章校正」のページに移動します。画面中央の「Wordのスペルチェックと文章校正」を見てください。その中に「設定」という項目があるので、こちらをクリックします。

 

Word文章校正ツール詳細設定

 

すると、次のような画面が開きます。

 

Word文章校正ツール詳細設定2

 

上画像がWord校正ツールの詳細設定画面です。各項目を選択したり、チェックボックスを埋めることで、厳しめ・易しめといった校正レベルが設定できます。

クライアント様の要求に応えるためにも、ここではできるだけ厳しめの校正レベルに設定しましょう。以下で順番に説明している項目を設定すれば、非常にレベルの高い校正ツールに生まれ変わります。

 

校正設定(1)入力ミス

Word入力ミス

入力ミスとは、タイプミスや誤植のことです。日本語で不自然なところがあれば、赤い波線でお知らせしてくれます。多め・普通・少なめ・チェックなしの項目があります。機械がしっかりと判定してくれるよう、「多め」を選びましょう

 

校正設定(2)同音語誤り

Word同音語誤り

同音語(同音異義語)とは、漢字の発音が同じでも意味の違う言葉のことです。こちらも、多め・普通・少な目・チェックなしの項目があるため、「多め」を選択しておくようにしましょう。

ただ、「人事移動(正しくは人事異動)」のように「完全に同音語誤り!」として判定されることもあれば、「機械均等(正しくは機会均等)」のように「同音語誤りかな?」とあいまいな校閲の場合もあります。この問題については後ほど詳しくお伝えしていきます。

 

校正設定(3)誤り語・誤り表現

Word誤り語・誤り表現

誤り語・誤り表現とは、日本語の用法として間違いやすい言葉をチェックしてくれます。誤り語・誤り表現のところにチェックを入れておくと、緑の波線でお知らせしてくれます。

「食べれる(正しくは食べられる)」などの「ら抜き言葉」にも対応可能です。

ただし、「足元をすくわれる(正しくは足をすくわれる)」や、「目鼻が利く(正しくは目端が利く)」など高度な校正には対応していません。誤り語・誤り表現については過度な期待は禁物です。

 

校正設定(4)仮名遣いの誤り・旧仮名遣い

Word仮名遣いの誤り

「ぢ、じ」や「づ、ず」といった仮名遣いの誤りや旧仮名遣いのチェックを行ってくれます。上の例では、「きずく」は「きづく(気付く)」、「いづれ」は「いずれ」が正しい仮名遣いです。

 

校正設定(5)くだけた表現

Wordくだけた表現

話し言葉やくだけた表現に対して校正を行ってくれます。

 

校正設定(6)「の」の連続

Word「の」の連続

「の」が3つ以上あると文が読みにくくなることから、「の」の連続を校正してくれます。「の」が3つ以上続くと、緑の波線でお知らせしてくれます。2つ以下の場合は問題ありません。

【関連記事 → 文中の「の」は重ねない!文字の重複は記事の読みやすさに関わる

 

校正設定(7)助詞の用法

Word助詞の用法

助詞は、「が」「を」「に」など、名詞と動詞・形容詞を結び付けて使います。この助詞の用法が間違っている場合、Wordの文章に緑の波線が表示されます。

 

校正設定(8)重ね言葉

Word重ね言葉

同じ意味を持つ言葉が重なったときに、Wordの文章中に緑の波線でお知らせしてくれます。

 

校正設定(9)「が、」の多用

Word「が、」の多用

一文のなかに2つ以上「が、」があると、緑の波線で指摘してくれます。

【関連記事 → 「が」はライティングで便利だ「が」、使い過ぎに注意だと思うんだ「が」

 

校正設定(10)二重否定

Word二重否定

「分からないでもない」「出来ないこともない」など、文中の二重否定を校正してくれます。

 

校正設定(11)文語調

Word文語調

「ごとく」「あたかも」「~しなければならぬ」といった文語調をチェックしてくれます。文語調は、第二次世界大戦前の公文書などで使われていた言葉なので、少し古めかしい印象を受けます。

 

校正設定(12)表記の揺れ

Word表記ゆれ

表記の揺れとは、記事のなかでカタカナや数字などの使い方が異なることです。Webライティングの仕事では、表記の揺れを気にするクライアント様も増えています。

Wordでは、主に次の5種類の表記揺れを校正することが可能です。すべてにチェックを入れておきましょう。

  • カタカナ
  • 送り仮名
  • 漢字・仮名
  • 数字
  • 全角・半角

 

校正設定(13)表記の基準

表記の基準では、送り仮名の校正や、カタカナを全角に統一といった設定が可能です。以下のように設定しておくとWebライティングもスムーズに進みます。

  • 送り仮名の誤り:チェックを入れる
  • 送り仮名の基準:「本則」を選ぶ
  • カタカナ設定:「全角に統一」を選ぶ
  • 英文字設定:「半角に統一」を選ぶ
  • 句点:「「。」に統一」を選ぶ

 

これで詳細設定はすべて完了です。最後に忘れず「OK」ボタンを押してください。

 

「スペルチェックと文章校正」で最終確認

Word校正ツールの詳細設定まで行えば、文章を書いていくだけで赤や緑の波線でミスをお知らせしてくれます(機械の自動校正)。これでも十分ではありますが、記事を書き終わった後、最終チェックだけは行っておきましょう。

それにはまず、画面上部の「校閲」から「スペルチェックと文章校正」を選択します。

 

Wordスペルチェックと文章校正

 

すると、次のように問題箇所を一つひとつ指摘してくれます。

 

Word校正最終チェック

 

「修正候補の一覧」を見るとミスや漏れの理由が記載されているため、内容に従って修正を行ってください。ただし、Wordの校正ツールも完璧ではありません。機械では判断できない部分も多いため、自分で簡単に見直すことも忘れないでください

 

「同音語の誤り」と「間違いやすい同音語」の違い

校正設定(2)同音語誤りでは、「人事移動」と「機械均等」の間違いを取り上げました。「人事移動」のミスは、完全な同音語誤りとして認識してくれるため、次のような校閲結果が表れます。

 

Word同音語誤り完全チェック

 

「人事移動」の場合は、「修正」を押すことで自動的に「人事異動」の正しい言葉に直してくれます。

一方、「機械均等」の場合は、Wordは完全な同音語誤りとして認識できず、間違いやすい同音語としてチェックされます。以下をご覧ください。

 

Word同音語誤りあいまいチェック

 

上画像のように間違いやすい同音語として校閲されると修正は自分で行わなければなりません。また、単語として間違っていないときでも表示されるため、そのときは「無視」を選びましょう。念のため間違いがないか一つひとつチェックしておいてください。

 

まとめ|どんな校正ツールを使っても自己チェックは必要

今回も最後までお読み頂き、誠にありがとうございました!

 

前回の記事で検証した3つの校正ツールは、無料ということもあり性能には満足できませんでした。誤字や脱字、表記揺れを認識しないのでは、Webライターにとって役に立ちません。

しかし、Word校正ツールは無料にもかかわらず、非常に高い能力を備えています。何度かご自身の書いた記事を使って検証いただくと、そのレベルの高さが分かるかと思います。

 

ただ、Wordも完璧ではないため、機械では難しい校正は判別できません。そのため、最終的に必ず自分の目で確かめるということが必要です。それでも、校正にかける時間は最小限で済むため、ぜひ普段のWebライティングに取り入れてみてください。

 

今回も最後までご覧いただき、本当に感謝しています。

 

 

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