フリーランスの便利ツール|チャットワーク(chatwork)の特徴・登録方法

フリーランスの便利ツール|チャットワーク(chatwork)の特徴・登録方法

フリーランスの便利ツール|チャットワーク(chatwork)の特徴・登録方法

 

初回記事公開日:2018年8月21日
最終更新日  :2019年3月23日

 

こんにちは、こんばんは!

クラウドワークス(Crowd Works)でライターとして活動しております、ゆきひろです。

【筆者の自己紹介:WEBライターゆきひろについて

【前回アップした記事:【クラウドワークス実録記33】WEBライター失敗100選!後編


 

クライアント様との打ち合わせや、簡単な相談事など、フリーランスにとってメッセージツールは欠かせませんよね。

しかし、わざわざクラウドワークスやランサーズに行き、クライアント様の名前で検索し、一人ひとり丁寧にメッセージを返信する……。これ、少し面倒ですよね。

できたら契約しているクライアント様が一覧でズラッと表示されて、チャット感覚でリアルタイムにやり取りできれば……。メッセージのやり取りで貴重な作業時間が削られることもないので、理想的と言えるでしょう。

 

そんな理想的なツールが実はあるのです!

それが今回紹介する、「チャットワーク(chatwork)」というメッセージツールとなります。名前の通り、メッセージやチャット機能に特化しています。

クラウドワークスでは業務委託契約画面(下のような画面)で発注者とメッセージのやり取りが可能です。しかし、このメッセージ機能はメールのようなもの。チャットのように即時性に欠け、スケジュール管理などもできません。

クラウドワークスの契約画面

 

一方のチャットワークならリアルタイムでメッセージ交換ができますし、タスク管理やスケジュール管理もお手の物!!

 

当ブログでは2回の記事に分けて、そんなチャットワークの魅力を徹底的に解説します。

そして、今回の記事では、チャットワークの特徴や登録方法をお伝えしていきましょう。

 

【この記事でお伝えしたいことはコレ!】

  • チャットワークに登録することでクライアント様との連絡がスムーズに!

 

では、「クラウドワークス実録記34」スタートです!

 

チャットワーク(chatwork)の特徴|円滑なコミュニケーションを手助け!

チャットワークログイン画面

(出典:chatwork公式ブログ「チャットワークのアカウントを複数で使いこなす方法」2017.06.13

 

チャットワークはリアルタイムのメッセージ機能に特化したツールです。

クラウドサービスなので、メールアドレスとパスワードさえあれば自宅のパソコン以外でも利用できます。たとえば、勤め先のパソコンであっても、メールアドレスとパスワードだけでログインできるということです。もちろん、スマホでも利用できます。

 

チャットワークは、従業員同士のコミュニケーションを円滑にするメリットがあります。

しかし、現在ではフリーランスの人がチャットワークを利用するケースが増えています。チャット感覚でリアルタイムで打ち合わせや相談などができるので、クライアント様とのやり取りにピッタリですね。

たとえば、企画構成の提案から作品の提出、細かい確認作業など。タスク管理機能もあるので、納期も一目で確認できます。

このように、チャットワークはフリーランスだけではなく、クライアント様にとっても大きなメリットがあるのです。

 

そのため、フリーランスとして活動していると、クライアント様から「チャットワークIDを教えて頂けませんか?」と聞かれることも増えてきました。

特に、複数のライターを抱える大手メディア様は、「グループチャット」を開設していることも。

グループチャットとは、複数のフリーランス(作業者)と編集者などで構成されるワークスペースのことです。グループの中で納品報告や、細かい打ち合わせ、連絡・相談など、フリーランスと編集者が一斉に情報を共有します。

上記のように、グループで複数の作業者同士で連絡を取り合うこともできれば、当然、クライアント様とフリーランスが直接チャットし合うことも可能です。こうした用途の広さも、チャットワークならではの強みと言えるでしょう。

 

これからフリーランスで活動していくと、必ずと言っていいほどチャットワークのお誘いが来ることでしょう。フリーランスにとって必須のツールなので、今のうちに登録しておいて、ぜひとも早めに使いこなせるようになっておくことをオススメします。

 

チャットワーク(chatwork)の画面サンプル

チャットワークはリアルタイムで打ち合わせや、簡単な連絡・相談ができる、フリーランスに必須のツールだとお伝えしてきました。

では、チャットワークの画面は一体どのようになっているのでしょうか。

ここから具体的なチャットワークの画面サンプルをお見せしていきます。

 

チャットワークの基本画面は以下のような感じです。

まずは画面左側。ここには取引しているクライアント様など、登録したメンバーがずらりと表示されます。

チャットワーク左側メニュー

 

次は画面の中央です。ここはチャット画面です。

過去にチャットした、すべてのメッセージ履歴を確認できます。

チャットワーク中央メニュー

 

最後に画面右側です。

こちらはメモなどを書く概要部分、タスクを入力する進捗管理画面となります。

チャットワーク右側メニュー

まとめると、

  • 画面左側:登録しているアカウント一覧
  • 画面中央:実際のチャット部分
  • 画面右側:概要やタスク管理など、付属的なツール部分

 

上記のようになります。

クライアント様に連絡するときは、左側のアカウント名をクリックして、画面中央のチャット欄に入力するだけで済みます。クラウドソーシングサイトのメッセージ機能とは異なり、気軽にクライアント様と打ち合わせや相談・連絡ができる点が魅力です。

 

チャットワーク(chatwork)の注意点

フリーランスがチャットワークを利用する場合、特有の注意点があります。

チャットワークに登録する前に、必ず念頭においておきましょう。

 

クラウドワークスやランサーズなど、クラウドソーシングサイトを利用している場合。当然ですが、チャットワークは外部ツールという扱いになります。

しかし、ほとんどのクラウドソーシングサイトでは、チャットワークのような外部ツールへの誘導は禁止されています。なぜなら、クラウドソーシングサイトで利用しているメッセージ画面は、フリーランスとクライアント様との業務委託契約書を兼ねているからです。

つまり、サイト運営者にしてみれば、「契約画面(メッセージ画面)に、クライアント様とのやり取りをしっかりと残しておきましょう」と、注意を促しているのです。

 

たとえば、クラウドソーシングサイトでクライアント様と契約を結んだものの、連絡や相談、作品の提出などを外部ツール(チャットワークなど)で行ったとしましょう。そして作品を完納し、クライアント様に検収を依頼しましたが、相手が支払いを拒んでしまいました。

この場合、そのクライアント様を「契約違反」として運営者に報告することで、問題が解決することが多いです。しかし、仕事の細かいメッセージのやり取りを外部ツールで行っていると、その履歴は証明にはなりません。あくまでクラウドソーシングサイトのメッセージ画面でやり取りしていた内容が、証拠として提出できるわけです。

そのため、チャットワークなどを利用したことによって、そのクライアント様が契約違反かどうか、運営が判断できなくなる可能性もあります。最悪の場合は、トラブルが解決できず、報酬金の回収が不可能になってしまうことも。

 

ちなみに、クラウドソーシングサイト大手のクラウドワークスでは、外部ツールに対して以下のような規約を設けています。

  • クラウドワークスは基本的に直接連絡を禁止している
  • 万が一クライアント様とトラブルが発生した時、チャットワークのやり取りは証明にならない
  • 不払い問題が発生してしまってもクラウドワークスに責任範囲が及ばない

 

クラウドワークスにはメッセージ機能があります。

このメッセージ画面は業務委託契約を兼ねており、画面内でクライアント様とのメッセージのやり取りが可能なほか、契約や納品、検収などの必要業務もここで行われます。

仮にトラブルが起きた場合、この画面内のメッセージ履歴が重要な証拠となるため、基本的なやり取りをこのメッセージ画面から行うことを推奨しているわけです。

 

当サービスでは、利用規約、並びに仕事依頼ガイドラインにて、メンバー保護のためにも契約前の直接連絡を禁止しております。

そのため、サービス上での契約が締結(仮払い完了)されるまでは、SkypeIDやメールアドレス、電話番号、チャットワークID、LINE IDなど、サービス外での直接の連絡先を交換しないようお願いいたします。

契約後の直接連絡先の交換に関しては、ユーザー様ご自身の判断で行っていただくようお願いいたします。

(参考:クラウドワークス公式サイト よくある質問「チャットワークIDなどの個人情報を聞かれた」

 

また、契約後に関しても以下のルールが定められています。

当サービスでは、原則サービス外での直接連絡を禁止しています。

ただし、契約を締結していただき、クライアント(発注者)が仮払いを完了していただいた後であれば、必要に応じて電話、スカイプ、打ち合わせなど、直接ご連絡をとっていただくことは、問題ありません。

※連絡先の交換については、メンバー(受注者)の方の同意を取った上で行ってください。
※メンバーの業務遂行の場所や時間を指定したり、常駐をしていただくことは禁止させていただいております。
※サービス上で知り合われた方とのサービス外での直接契約(金銭の授受)については禁止しております。

(参考:クラウドワークス公式サイト よくある質問「契約後の直接連絡について」

 

上記を見る限り、クラウドワークスは外部ツールの使用を完全に禁止しているわけではありません。

クラウドワークス内で契約を結びさえすれば、その後の連絡をチャットワークやスカイプで行うことも認めています。しかし、トラブル時の証拠を残すためにも、できる限り、クラウドワークスのメッセージ画面でやり取りすることをオススメしています。

 

もし、クライアント様から「チャットワークIDを教えてください」という連絡を受けても、「契約→仮払い」が済んだ後に行うよう心がけましょう。チャットワークIDも立派な個人情報となります。万が一、契約前にIDを教えてしまった場合、その情報が悪用されても文句は言えません(契約外なので)。

 

チャットワーク(chatwork)はこんな人にオススメ!

チャットワークはフリーランスに欠かせないツールですし、ビジネスマンにとっても社内コミュニケーションを円滑にする優れた連絡手段になり得ます。

では、チャットワークはどのような人に向いているのでしょうか。

 

以下をご覧ください。

ここでは、チャットワークにオススメの人を3つのタイプに分けています。

  • 既存のコミュニケーションツールに不満や不便さを感じている人
  • コミュニケーションツールで作業全体を効率化したい人
  • 外注先のタスク管理を徹底化させたい人

 

現在は、GmailやLINE、スカイプなどメッセージツールが発達し、色々な手段で他者とのコミュニケーションが可能です。しかし、ビジネスの場面において、他者とのコミュニケーションを円滑にする手段は限られます

そんなときにオススメなのがチャットワークとなります。

先ほども紹介した通り、画面左側にアカウント部分、中央にチャット部分、右側にタスク部分と一目で分かりやすい点がチャットワークの魅力です。アカウント名を押して、画面中央のチャットを入力するだけの簡単作業に加え、同時にタスク・業務管理までできます。

友人や知り合いとのメッセージ交換はもちろん、チャットワークは特に、ビジネス分野で使い勝手の良さが際立ちます

 

チャットワーク(chatwork)の登録方法

チャットワークの登録方法をお伝えしていきます。画像付きなので、誰でも簡単に登録が可能です。

登録手順は以下の2点だけ、ものの5分もあれば完了します。

  1. メールアドレス登録
  2. 基本情報の登録

 

それでは、まずチャットワークの公式サイトにアクセスしてみましょう。以下のリンクより簡単にアクセスできます。

チャットワーク(chatwork)公式サイト

 

登録手順(1):メールアドレス登録

チャットワーク メールアドレス登録

まずは公式サイトのトップページよりメールアドレスを登録します。

アドレスを入力して「次へ進む」をクリックしてください。

 

すると、そのアドレス宛にメールが届きます。

チャットワーク アカウント登録

メール本文の「アカウント登録」を押してください。次の画面に進みます。

 

登録手順(2):基本情報の登録

チャットワーク 登録画面

今度はユーザー情報を登録します。

  • 事業形態:法人か個人を選びます。その他は個人事業主と変わりありません
  • 名前:ニックネームで構いません
  • パスワード:半角英数字の安全な文字列を設定
  • 業種:適当で大丈夫です
  • 従業員数:適当で大丈夫です

 

入力が終われば、画面下の「私はロボットではありません」にチェック。

そして、「同意して始める」をクリックします。

 

チャットワーク 招待メール

最後に招待メール設定ができますが、「スキップして始める」を押すことも可能です。

 

これでチャットワークの登録は完了です。とても簡単ですよね!

 

チャットワーク ログイン画面

次回よりログインする時は、公式サイトにあるログインボタンよりどうぞ!

 

チャットワークの登録が完了した後は、今度は具体的な使い方を学んでいきましょう。チャットワークは単純な操作で簡単ですが、細かい機能を使いこなすことで、さらなる業務効率化や、クライアント様とのコミュニケーションを円滑にすることが可能です。

【次のページへ → チャットワークの利用方法、使いこなし方

 

【クラウドワークス実録記34】まとめ

今回も最後までお読み頂き、誠にありがとうございました!

 

チャットワークって便利ですよねー……。

業務効率改善のために企業でもチャットワークを取り入れる事例が目立ち始めましたね。2016年時点で約10万社の導入実績があるので、今だと更に増えていることでしょう。

(参考:chatwork公式ブログ「10万社突破!なぜChatWorkは導入企業数だけ公開しているのか社長に聞いてみた」、2016/06/16

 

チャットツールとしてシンプルな作り、そして簡易的ではあってもタスク管理ができること、これがチャットワークの強みです。フリーランスとして活動するときも、クライアント様のほとんどが利用されているので、登録しておいて損はありません。

今回はチャットワークの登録方法をお伝えしましたが、次回は具体的な利用方法を紹介していきましょう!

 

ちょっと一息】( ^-^)_旦””


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それでは、また次回お会いしましょう!