【クラウドワークス実録記31】WEBライターのスケジュール管理法|徹底解説!

【クラウドワークス実録記31】WEBライターのスケジュール管理法|徹底解説!

【クラウドワークス実録記31】WEBライターのスケジュール管理法|徹底解説!

 

初回記事公開日:2018年8月17日
最終更新日  :2018年8月17日

 

こんにちは、こんばんは!

クラウドワークス(Crowd Works)でライターとして活動しております、ゆきひろです。

 

10人、15人と増えるクライアント様とのお付き合い……。膨大な量になるお仕事、タスク……。

こんなのどうやって管理すればいいのーっ!

 

さて今回お伝えするのは、WEBライターのためのスケジュール管理術です。

本格的にフリーランス活動を始めると、仕事の数はハンパなく多くなってくるわけですが、どんぶり勘定のまま進めてしまうとクライアント様にご迷惑をかけてしまいます。

クライアント様の不利益は、結局のところ信頼性の低下という形でライター自身に降りかかってくるでしょう。

では、どうやって理想的なスケジュール管理を行えば良いのか?

ここでは、私が使用してきたタスク管理表を見ながら、スケジュール管理の方法を解説していきます!

 

この記事の趣旨は以下の3つ!

  1. WEBライターのスケジュール管理術
  2. 管理に時間をかけるのは本末転倒
  3. タスク管理表の作成方法

 

この記事を読むことで、あなたのこんな疑問を解決!

  1. なぜスケジュール管理が必要なの?
  2. タスク管理と支出管理を並行してできないかな?
  3. 管理に時間をとられたくないんだけど……

 

では、「クラウドワークス実録記31」スタートです!

 

WEBライターにはなぜスケジュール管理が必要なのか?

WEBライターとして働く皆さん、タスク管理やスケジュール管理を行っていますか?

私たちフリーランスという職業は1人のクライアント様とお付き合いすることもあれば、複数人と同時契約を結び、日々スケジュールを調整しながら仕事を進めていきますよね。

もし仮に大量の案件を抱えていて適切な管理が行われていなければ、納期遅れや報告漏れによってクライアント様にご迷惑をかけてしまいます。それではプロのライターとして信頼を得ることはできません。

WEBライターに限った話ではなく、デザイナーやイラストレーター、翻訳家、声優、プログラマーなどの職業でも同じです。

フリーで働くと決めたなら、しっかりと信頼を繋ぎとめる「ツール(道具)」が要ります。その1つが今回紹介する「スケジュール管理(表)」です。

 

人が頭の中で管理できる容量は知れている

スケジュール管理とは、現在受注しているお仕事、納期、文字数、文字単価、作業の進捗状況などを一目で確認できるようにすることです。

サラリーマンで働いている時でも、2年、3年と仕事を続けていくと作業量が増えてきますよね。「あれもこれもやらなきゃいけない、えーと、次は何すればいいんだっけ?」というご経験を持つ方も多いのではないでしょうか。

そんな時に、「えいやっ」と感覚で仕事を前に進めていくのか、それとも管理表をもとにスムーズに作業を行うかでは結果に大きな違いが表れます。スケジュールを管理して、「次はコレ、それが終わればコレ」と作業を進めていく方が作業スピードも効率性も良いことがイメージできるでしょう。

 

人間が一度に記憶できる量は決まっています。

アメリカの心理学者ミラーが発見した法則で「マジカル7」と呼ばれますが、人が短期記憶で覚えられる量は「7±2個」しかありません。

たとえば、「サル」、「星」、「パンケーキ」などランダムの単語を順番に聞き取って、後から何個言えるか試してみると、だいたい5~9個の間になるということです。

人間の記憶力、管理能力というのはこの程度。

それなら、ツールを使って改善しようじゃないか!

上記が今回の趣旨です。

 

ゆきひろのタスク管理表|これまでの経緯

今まで偉そうなことを述べてきましたが、実は私も最初からスケジュール管理を行っていたわけではありません。(ごめんなさいー)

クラウドワークスに登録した始めのうちは本当に適当でした。とにかく片っ端から受注しては、今ある目の前の作業を行うだけ。時々、「あれ?あの人の契約どうなったんだっけ?」と契約書を見返してみると、「やばい!納期過ぎちゃってるよ!」なんてことも……。

作業量が多くなってくると、クライアント様から「記事はいつまでに終わるんですか?」、「あれから全く返信がないですが大丈夫ですか?」などのお問い合わせが多くなり、もう信頼は地に堕ちていましたね。

しかし、もしこの状態をひっくり返すことが出来たとしたら、それはWEBライターにとって1つのPRになるのではないでしょうか?

スケジュール管理を適切に行っていれば、契約をする前に予定の納品日を伝えることが可能です。

クライアント様にも発注予算や発注スケジュールがあるので、「いつ納品できるか分からないライター」よりも、「きっちりと○○日までに終わると言えるライター」の方が信頼できますよね。

そう、お仕事を受注したければ、収入をアップしたければ、やっぱりクライアント様から「この人と仕事したいな」と思われなければなりません。スケジュール管理は、その信頼性確保に役立つということです。

思い立ったら行動は素早く!

そこで私はタスク管理表を作成してみることにしたのです。

 

【3分クッキング】できそこないチャーハン

タスク管理表(1回目)

最初に作ったタスク管理表は上のような感じです。

うーん今思うと見にくい。

当時はGoogleスプレッドシートを使い、URLを知っている人とだけ共有設定を行っていました。時たまクライアント様に納期報告をする時に、この管理表を添付していたのですね。その方が、「オレ頑張ってるぜ!」アピールになると勘違いしていました(笑)。
(もちろん報告時には不必要な箇所は消していました)

この管理表には複数の欠点があります。あなたはどこか分かりますか?

【1回目のタスク管理表のダメな所】

  1. クライアント様はここまで細かい情報共有を求めていない(口頭で納品日さえ分かれば良い)
  2. 細かい情報を共有することでクライアント様の手間を増やしてしまう
  3. 情報を入力する度に自分の作業時間が減る(本末転倒)
  4. 情報が細かすぎて多い(手間が増えるだけ)
  5. 同じO様(クライアント様)で「1回目」、「2回目」と受注毎に分ける必要がない
  6. 「受注日」、「文字数」、「文字単価」の情報は要るのか?
  7. 「作業完了予定日」は右欄の「作業進捗予定」と情報がカブっている

 

特に気になった点が、毎回管理表に入力する情報が多く手間が発生してしまうこと。管理に手間取るということは、それだけ執筆時間が短くなってしまうのでまさに本末転倒!

このチャーハンはちょっと食べれないですね……。

 

【3分クッキング】硬くて噛みちぎれないパンケーキ

タスク管理表(2回目)

次に作ったのは上図の管理表です。

もう、必要な情報を入れ込みすぎてワケが分からなくなっています。
(報酬金額は適当に入力しています)

ただ1点だけ良かった部分は、Googleスプレッドシートを辞めエクセルに移行したこと。スケジュール管理は自分1人で行うもので、クライアント様には必要最小限の情報提供だけで構いません。それに気付けたことが大きかったです。

 

【2回目のタスク管理表で意識したこと】

  1. タスク管理と収入管理を一緒に行う
  2. 黄色枠部分は自動入力で手間を削減
  3. 「100」など報酬金額の入力=作業完了日
  4. スケジュールと連動した予算組み、入金管理
  5. 構成待ちや連絡待ちの情報は全て入れる
  6. 青文字は「納品済」、赤文字は「支払い済」
  7. クラウドワークスの20%手数料、銀行振込手数料なども計算式に入れる

 

【2回目のタスク管理表の欠点】

  1. クラウドワークス、ランサーズ、直契約などが分かりにくい
  2. 契約方法によって手数料が異なるので、毎回計算式を入力しなければならない
  3. 連絡方法(メール、クラウドワークス、チャットワーク等)が把握しにくい
  4. 1回目の管理表よりも情報過多
  5. 入力の手間がかかりすぎる
  6. とにかく見にくい
  7. 情報が細かすぎる

 

まだまだ改善点は残っています。

このパンケーキも食べれたものではありません。

 

3分クッキング!出来上がったのはこちら!

タスク管理表(3回目)

今度は、情報入力や見やすさもシンプル(個人的に)で、なおかつタスク管理と収入管理も同時にできる表になりました。

【3回目のタスク管理表で意識したこと】

  1. 連絡手段ごとに列を分ける(コンタクトしやすい):青=クラウドワークス、緑=ランサーズなど
  2. 何度契約しようが同じクライアント様なら同じ列に入力する
  3. 完全に契約終了の案件はグレー枠で分かりやすく
  4. 直契約情報(締め支払い等)が分かりやすい
  5. 作業が完了すれば報酬金額を入力するだけ(入力=作業完了日)
  6. 報酬金額は一番上にある「基本金額」をベースとする
  7. 赤字=支払い済、緑字=納品済、黒字=予定作業日
  8. 収入金額は大まかで構わない(月末に平均手数料率で自動計算)
  9. 作業できない状態は「返信待」の欄に「待」とだけ入れる(シンプル!)
  10. 1か月単位で収入金額(報酬-手数料)が自動計算される

 

上記タスク管理表を作ったおかげで、1か月~2ヶ月先程度の予定を組むことができます。

しかも、毎回入力する作業は報酬金額を入れるだけなので、1回目、2回目の表よりも手間がかかりません。管理表に人間が管理されてしまってはいけませんね。

個人的にはこのタスク表が一番気に入っており、今では愛用しております。

スケジュール管理をしっかりと行うことで、クライアント様には「○○日までには終わります」と自信をもって言えるでしょう。つまり、WEBライターにとって1つの強みになるというわけです。

 

スケジュール管理術の応用ワザ

単にスケジュール管理や、現在の作業量を把握するだけなら1番目の管理表だけで十分だったでしょう。

しかし、せっかくスケジュール管理を行うなら収入管理と一緒に行うほうが後々の手間が省けます。

たとえば、作業完了日の欄に8月20日などの日付を入力していくよりも、いっそのこと報酬額を入力していくと、一度に作業進捗度と総収入額を把握することができるのです。

1番目の表を作った当初は、「これだけで十分だろ」と安心していました。しかし、収入管理はどんぶり勘定。気付いた時には「仕事はあるけど手元にお金がない」、つまり黒字倒産しかかっていたのです。

クラウドワークスだけでなく、ランサーズや直契約が増えてくると、今日行った作業報酬が受け取れるまで1か月先、2ヶ月先ということも発生します。

特にフリーランスを始めたばかりは収入面で安定しにくいことも。数か月先に報酬が支払われる仕事を現在行っているのです。それでは今を生きていくのにお金が足りなくなりますよね。

そこで、タスク管理と同時に収入管理も行ってしまいましょう!

現在の現預金が少ないという場合には、クラウドワークスなどの短期的に報酬を受け取れる仕事を確保しなければなりません。

締め支払い日が決まっているランサーズ、基本的に後払いの直契約などは、収入が安定しだしてから積極的に作業しても問題ないはずです。

スケジュール管理も収入管理も絶対に行う必要はありません。

しかし、WEBライターとして一歩先へ行くためには必須と言っても過言ではないでしょう。

 

【クラウドワークス実録記31】まとめ

今回も最後までお読み頂き、誠にありがとうございました!

 

WEBライターのためのスケジュール管理術、いかがでしたでしょうか?

クライアント様に納期でご迷惑をおかけしない、ライターとして信頼されるためにはタスク管理表、スケジュール管理表の作成が大切!

しかし、せっかく表を作っても、入力や情報把握に手間取っていては本末転倒です。よりシンプルに、そして作業負荷のかからない表を作っていくことがポイントですね。

もし余裕があるならスケジュール管理と同時に収入管理も行ってしまいましょう。「仕事はあるけど、気づくとお金がない」という状態にならないように注意です!

 

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それでは、また次回お会いしましょう!